Näyttelypäällikön tarkistuslista v0.3

Hyvissä ajoin ennen näyttelyä:

• Ota selville näyttelypaikka, sen osoite ja ajo-ohjeet.
• Ota selville kasausaikataulu, eli milloin paikalle pääsee kasaamaan ja mihin asti kasauspäivänä saa työskennellä.

N. kolme viikkoa ennen näyttelyä:

• Tiedustele kaikilta Fremolaisilta osallistumissuunnitelmista.
• Tiedustele kaikilta Fremolaisilta sitä, mitä moduuleja he ovat a) halukkaita, b) suostuvaisia tuomaan näyttelyyn.
• Kokoa kaikki saamasi näyttelyä koskevat dokumentit yhteen paikkaan, esimerkiksi Fremo-fin -sivujen dokumenttiosioon erilliseen, tätä näyttelyä varten perustamaasi kansioon. Muuta dokumnetit PDF-muotoon niiden lukemisen helpottamiseksi. Selkeät pelkkää leipätekstiä sisältävät tiedostot voi tallettaa myös txt-muotoisina.
• Tiedota kaikille Fremolaisille, että fremo-maililistaa on syytä seurata, samoin näyttelykansiota ja korosta, että näyttelypäällikkö ei välttämättä tiedota jokaisesta detaljista, vaan osallisten omalla vastuulla on olla selvillä tiedotteissa kerrotuista asioista.
• Korosta sitä, että Fremo-listalle on syytä liittyä, muuten voi jäädä paitsi tärkeistä tiedoista.

N. kaksi viikkoa ennen näyttelyä:

• Laadi tai laadituta ensimmäinen ratasuunnitelma saatavissa olevien moduulitietojen perusteella.
• Talleta jokainen uusi ratasuunnitelma perustamaasi näyttelykansioon.

N. viikko ennen näyttelyä:

• Laadi lista näyttelyyn osallistuvista. Selvitä jo tässä vaiheessa myös henkilöiden puhelinnumerot.
• Varmistu alustavasti siitä, että suorittajia ja ajajia on riittävästi.

Muutama päivä ennen näyttelyä:

• Soita jokaiselle moduuleja luvanneelle varmistuspuhelu, jotta ei synny väärinkäsityksiä. Näin tiedetään tarkasti, mitä moduuleja on käytettävissä.
• Sovi jokaisen kanssa, mihin kellonaikaan moduulit ovat käytettävissä, jalat asennettuina.

Koko ajan ennen näyttelyä:

• Kun näyttelyjärjestäjältä tulee uusia dokumentteja, talleta ne saman tien näyttelykansioon. Jos tiedote sisältää tärkeitä asioita, rastita ilmoitus listalaisille.

Osallistujakohtaiset tarpeet ja niistä sopiminen:

• Verhot Tapiolasta
• Intelliboxit Karilta, Juha Telimaalta ja Pekalta
• Boosterit Karilta
• Loconet-kaapelit Karilta ja Tapiolasta

Kalustoa on yleensä ollut tarpeeksi käytettävissä ilman, että siitä on tarvinnut sopia.

Kasauspäivänä ja -iltana:

• Tulosta ratakaavio sopivan kokoisena väritulostimella useana kappaleena.
• Tarkista, että kaikki moduulit ovat paikalla.
• Kun moduulit ovat paikalla jaloillaan, ne asetetaan paikalleen ja tarkistetaan, että ratasuunnitelma on toteutettavissa.
• Moduulit pultataan yhteen.
• Loconet kasaan. Tarkistetaan, että se on jatkuva päästä päähän.
• Sähköt rataan. Tarkistetaan, että vaiheet ovat kohdallaan.
• Verhot paikalleen.
• Radat putsataan.
• Varmista, ketkä osallistujat ovat paikalla näyttelyn avautuessa. Laadi ensimmäisen näyttelypäivän aamun suoritus- ja ajovuorot tämän tiedon perusteella ja varmista, että kyseiset henkilöt tietävät, mihin aikaan heidän tulee olla paikalla.
• Laita esille lista ajajista ja suorittajista. Listassa on hyvä olla näkyvillä myös henkilöiden puhelinnumerot, jotta yhteyden saaminen näyttelyn aikana on helpompaa.
• Varmista, että esillä on ainakin yksi jätesäkki roskien keräämistä varten.
• Syömään.

Näyttelypäivänä:

• Päivän aluksi rata putsataan. Samoin kalusto
• Laadi suoritus- ja ajoaikataulua muutama tunti etukäteen.
• Suunnittele ruokatauot osallistujien toiveiden mukaisesti.
• Laadi seuraavan näyttelypäivän aikataulua mahdollisuuksien mukaan ja tiedota aikatauluista osallistujille.

Aikataulujen laadinnasta:

• Suoritus on vaativampaa kuin ajaminen. Santavaara vaatii osaavan suorittajan, joten sitä ei kannata antaa kokemattomalle, ainakaan ilman, että tällä on apunaan kokeneempi henkilö.

Purkujärjestys:

1. Varmista, että käytettävissä on jätesäkki tai -säkkejä ja ohjeista, että jokainen laittaa esiin tulevat roskat siihen.
2. Sähköt pois. Eli sähköt kytketään pääkatkaisijasta pois päältä. Tässä vaiheessa ei kosketa vielä johtoihin!
3. Liikkuva kalusto ja talot turvaan
4. Verhot pois ja sähköt irti
5. Moduulit irti toisistaan, mutta hallitusti. Joukossa on moduuleja, joiden toinen pää on viereisen moduulin varassa.
6. Kukin huolehtii tämän jälkeen omista tavaroistaan.
7. Ota talteen esillä ollut osallistujalista, jotta tämä henkilörekisteri ei joudu vääriin käsiin.
8. Varmista, kuka jää viimeiseksi paikalle ja sovi hänen kanssaan, että mahdollisesti unohtuneet tavarat otetaan talteen ja että roskat eivät jää lojumaan pöydille tai lattialle.